Als ondernemer is het hebben van openstaande facturen waarschijnlijk geen onbekend iets voor jou. Het kan frustrerend zijn om te zien dat klanten niet op tijd betalen. Dit kan ervoor zorgen dat jij als ondernemer in de knoop komt met de cashflow van jouw bedrijf. Gelukkig zijn er procedures om dit probleem op te lossen. Zo is er een pre-incassofase die je kunt gebruiken om klanten op correcte en vriendelijke wijze te herinneren om hun openstaande factuur te betalen. In dit blogartikel vertellen we je graag meer over deze procedure en waarom het een juiste stap kan zijn in het debiteurenproces.
Wat is de pre-incassofase?
De pre-incassofase is de fase waarin de vordering voor het eerst juridisch is onderbouwd. Dit betekent dat deze fase de laatste kans is om de vordering te incasseren zonder kosten in rekening te brengen bij de klant. Met andere woorden, dit is de laatste kosteloze aanmaning naar de debiteur. Deze fase is een belangrijk onderdeel van het debiteurenproces, omdat het een correcte en vriendelijke benadering van de klant biedt. Dit proces zorgt ervoor dat je debiteur zich bewust is van de openstaande factuur en dat zij erop gewezen worden dat er verdere stappen genomen zullen worden als ze niet betalen.
Tijd voor correspondentie
De pre-incasso fase in het debiteurenproces gebeurt per brief of per mail. Deze correspondentie bevat juridische informatie die belangrijk is voor de klant om te weten. Bijvoorbeeld, de klant zal geïnformeerd worden over de consequenties als hij niet op tijd betaalt. De klant zal ook een vervaldatum medegedeeld krijgen waardoor hij of zij nog de kans heeft om de openstaande rekening vóór die datum te betalen zonder enige kosten te maken. Hiermee kun je op een duidelijke en transparante manier communiceren met jouw klant over het betalingsproces en wat er van hen verwacht wordt.
Bewustwording voor de klant
De pre-incasso brief stelt de klant in staat om zijn of haar betalingsproblemen op te lossen voordat er daadwerkelijke incassokosten worden toegepast. De brief helpt de klant bewust te worden van de fout en hem een herinnering te sturen om de betaling te verrichten. Door de klant op deze vriendelijke en correcte manier de gelegenheid te geven om de openstaande factuur te betalen, kan dit leiden tot minder confrontatie in de toekomst.
Overgaan tot incasso
Wanneer een klant niet op tijd betaalt na het ontvangen van een pre-incasso brief, dan kan er overgegaan worden tot incasso. Dat betekent dat de klant extra kosten als incassokosten moet betalen. Het is logisch dat je jouw klant wilt aansporen om te betalen zonder dat de situatie onaangenaam wordt. Dat is waar de pre-incassofase voor staat. Deze fase heeft veel invloed op de kredietwaardigheid en reputatie van een onderneming. Wanneer bedrijven de pre-incassofase gebruiken, maak je duidelijk dat je de zakelijke relatie respecteert en de klant als partner wilt beschouwen.
De pre-incassofase is een vriendelijke en correcte manier om klanten te herinneren aan hun openstaande facturen. Deze laatste aanmaning is een belangrijke stap in het debiteurenproces omdat het de klant de mogelijkheid biedt om de openstaande factuur te betalen zonder extra kosten te maken. Door deze vorm van communicatie te gebruiken, voorkom je confrontaties met de klant en zorg je ervoor dat de relatie met de klant wordt gerespecteerd en gewaardeerd. Het gebruik van de pre-incassofase kan een negatieve reputatie van jouw onderneming verminderen die kan ontstaan bij klanten die zich gedwongen voelen te betalen wegens incassokosten. Laat Online Incasso je helpen bij het optimaliseren van jouw pre-incassoprocedure zodat jouw debiteurenbeheer professioneel en kostenbewust kan worden afgehandeld.
